Ogłoszenie o pracę na stanowisku specjalisty/specjalistki w Zespole Administracji

Zakres obowiązków

• Realizacja procesów związanych z administrowaniem budynkiem oraz zapewnieniem prawidłowego funkcjonowania infrastruktury Ośrodka;
• Realizacja procesów zakupowych obejmujących nabywanie materiałów, usług oraz wyposażenia niezbędnego do funkcjonowania komórek organizacyjnych, w tym rozeznanie rynku, porównywanie ofert oraz rekomendowanie optymalnych rozwiązań;
• Przygotowywanie i prowadzenie postępowań zakupowych, w tym zapytań ofertowych oraz dokumentacji związanej z udzielaniem zamówień publicznych, zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulaminami;
• Współpraca z komórkami organizacyjnymi Ośrodka, w szczególności z zespołami: prawnym, finansowym, w celu prawidłowego przygotowania, realizacji i rozliczania zadań;
• Koordynowanie realizacji umów zawartych z dostawcami i wykonawcami usług, monitorowanie terminowości i jakości ich wykonania;
• Prowadzenie ewidencji składników środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, weryfikacja i obsługa kartotek środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, kontrola prawidłowości i kompletności gospodarki majątkowej w tym inwentaryzacji
• Współorganizacja konferencji, seminariów, szkoleń, udział w eventach;
• Prowadzenie dokumentacji administracyjnej oraz jej archiwizacja zgodnie z obowiązującymi procedurami;
• Sporządzanie sprawozdań GUS, pism, zestawień, raportów oraz analiz na potrzeby zespołu i przełożonych;
• Prowadzenie gospodarki wyposażeniem oraz nadzór nad prawidłowym oznakowaniem i użytkowaniem majątku Ośrodka;
• Prowadzenie obowiązków wynikających z przepisów dotyczących Bazy Danych o Produktach i Opakowaniach oraz o Gospodarce Odpadami (BDO), w tym ewidencji i sprawozdawczości – w zakresie dotyczącym działalności Ośrodka;
• Prowadzenie dokumentacji administracyjnej oraz jej archiwizacja zgodnie z obowiązującymi przepisami i procedurami;
• Nadzór nad obiegiem dokumentów administracyjnych

Dodatkowo – zadania techniczne

• Nadzór nad stanem technicznym pomieszczeń, wyposażenia i infrastruktury oraz zgłaszanie potrzeb remontowych;
• Współpraca z zewnętrznymi firmami serwisowymi oraz wsparcie przy realizacji prac technicznych i porządkowych;
• Organizacja i koordynacja transportu, załadunku i rozładunku np. dostawy książek
• Przygotowanie pomieszczeń do spotkań, konferencji i wydarzeń organizowanych przez Ośrodek.

Nasze wymagania

• Wykształcenie minimum średnie;
• Znajomość zagadnień związanych z gospodarką środkami trwałymi;
• Doświadczenie w realizacji procesów zakupowych lub administracyjnych;
• Praktyczna znajomość pakietu MS Office, w szczególności programu Microsoft Excel;
• Znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej;
• Dobra organizacja pracy, samodzielność oraz odpowiedzialność za powierzone zadania;
• Wysoka kultura osobista, dokładność oraz rzetelność w wykonywaniu obowiązków;

Mile widziane

• Doświadczenie w pracy w administracji publicznej;
• Znajomość procedur zamówień publicznych;
• Umiejętności w zakresie ewidencji, kontroli i rozliczania majątku trwałego;
• Prawo (czynne) jazdy kat. B oraz praktyczna umiejętność prowadzenia samochodu, w tym w warunkach miejskich (Warszawa);

Oferujemy

• Ciekawą pracę w profesjonalnym zespole
• Zatrudnienie na etat
• Kartę Multisport dofinansowaną przez Pracodawcę
• Opiekę medyczną
• Ubezpieczenie grupowe

Osoby zainteresowane i spełniające wymagania prosimy o przesłanie CV, listu motywacyjnego, ewentualnych referencji oraz oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby rekrutacji na adres rekrutacja@osw.waw.pl. W tytule maila: „oferta pracy – administracja”

Termin przesłania aplikacji: 11 sierpnia 2026 r. do godz. 12⁰⁰.

Odpowiemy na wybrane oferty.